Berlin – Wer ein Fahrtenbuch für seinen Dienstwagen führt, muss sich an strenge Vorgaben halten. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt und stattdessen die Privatnutzung des Firmenwagens pauschal nach der sogenannten Ein-Prozent-Regel abrechnet.

Bei dienstlichen Fahrten müssen das Datum der Fahrt sowie der Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt festgehalten werden. Auch das Reiseziel und Reisezweck, das heißt die genaue Zieladresse mit Straße und Hausnummer, müssen festgehalten werden, erklärt der Bund der Steuerzahler in Berlin.

Gleiches gilt für die aufgesuchten Geschäftspartner, deren vollständiger Name angegeben werden muss. Kann keine konkrete Person genannt werden, ist die aufgesuchte Behörde, Filiale oder Baustelle genau zu bezeichnen. Wichtig: Auch Umwege – zum Beispiel zu einer Tankstelle – müssen aufgezeichnet werden. Hier sollte dann aber auch die Tankquittung aufgehoben werden.

Die Dokumentation von privaten Fahrten ist wesentlich einfacher: Hier sind lediglich die gefahrenen Kilometer zu vermerken. Auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte reicht ein kurzer Hinweis im Fahrtenbuch mit Kilometerstandsangabe aus.

Geführt werden muss ein Fahrtenbuch in geschlossener Form, also in Form eines gebundenen Buches und in einem fortlaufenden Zusammenhang für das gesamte Jahr. Eine Sammlung loser Blätter genügt nicht. Ein kürzerer Zeitraum als das gesamte Jahr wird nur bei einem Fahrzeugwechsel anerkannt. Die notwendigen Angaben sollen am besten direkt nach Fahrtende vorgenommen werden.

Fahrtenbücher dürfen auch mit Hilfe von Computerprogrammen erstellt werden. Allerdings muss dann sichergestellt sein, dass die Angaben nachträglich nicht mehr geändert werden können.

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(dpa/tmn)